Đây là một trải nghiệm thực tế, sau khi bị từ chối visa tại Đức, tôi đã khiếu nại và khôi phục lại được visa. Tôi hy vọng trải nghiệm này sẽ giúp ích cho những người đi sau và cũng xem như là cách tôi cảm ơn những hướng dẫn khác mà tôi đã tham khảo trên mạng. Không nói dài dòng, tôi sẽ đi vào vấn đề: Tôi đã nộp đơn xin visa vào ngày 7 tháng 8 qua trung tâm visa, và đến ngày 9 tháng 8 tôi đã nhận được kết quả. Ban đầu tôi nghĩ Đức hiện đang rất hiệu quả, visa được cấp nhanh chóng. Nhưng khi tôi mở bức thư ra thì phát hiện tôi đã bị từ chối, lý do được đánh dấu trong thư từ chối là mục số tám: thông tin về mục đích và điều kiện lưu trú không đáng tin cậy.
Nhiều người bị từ chối visa chắc hẳn sẽ cũng bị đánh dấu lý do này, nhưng lý do từ chối này lại rất mập mờ, khiến người ta không thể hiểu rõ lý do cụ thể bị từ chối là gì. Sau khi nhận thư từ chối, tôi bắt đầu tìm kiếm các giải pháp cho những người khác sau khi bị từ chối trên mạng, ngoài ra tôi cũng đã tư vấn với nhân viên chăm sóc khách hàng trong một nhóm chuyên về visa. Tôi đã trình bày tình huống của mình cho nhân viên và họ đã hỏi tôi nhiều câu hỏi khá chi tiết về hồ sơ mà tôi đã nộp khi xin visa. Cuối cùng, họ đã khóa vấn đề vào mục đích chuyến đi của tôi: thời gian chuyến đi của tôi chỉ có 7 ngày và từ các thông tin tôi cung cấp, có thể nghi ngờ là có mục đích thương mại. Hai năm trước tôi đã từng xin visa thương mại để đi Đức (tôi đã thông báo từ đầu là tôi có lịch sử du lịch thương mại đến Đức). Sau đó, nhân viên này đã yêu cầu tôi gửi thư từ chối và kế hoạch chuyến đi để họ xem xét lại. Tôi đã gửi план chuyến đi mà tôi đã chuẩn bị, không lâu sau nhân viên đã xác nhận lại thời gian thực tế của tôi (bởi vì tôi đã đặt vé máy bay và đã nộp cùng tài liệu khi xin visa). Họ nhận thấy rằng thời gian kế hoạch đi lại không khớp với thời gian thực tế của tôi: thời gian thực tế là từ ngày 5 tháng 10 đến ngày 12 tháng 10, còn trong kế hoạch tôi ghi từ ngày 2 đến ngày 12 tháng 10 tại Munich. Đây thực sự là một sai sót lớn, điều này càng làm cho nhân viên xác nhận rằng visa của tôi bị nghi ngờ về mục đích. Khi phát hiện ra sai lầm lớn này, tôi không khỏi nghi ngờ rằng trung tâm visa Đức này thật sự không có hiệu quả. Theo lý thuyết, chỉ cần một trong các tài liệu như kế hoạch chuyến đi, chứng nhận công việc, đặt khách sạn, vé máy bay, và thời gian bảo hiểm không khớp, tài liệu sẽ có khả năng bị từ chối, hoặc sẽ bị ghi chú. Nhưng tài liệu của tôi đã được nộp mà không có thông báo hay ghi chú nào. Thật sự rất khó chịu.
Cuối cùng, lý do từ chối đã được hiểu rõ, nhưng nhân viên cho biết họ có kinh nghiệm về việc nộp lại đơn xin visa sau khi bị từ chối, nhưng quy trình khiếu nại thì chưa quen thuộc, bởi vì thường khiếu nại là do đương sự tự mình thực hiện, vì vậy họ thiếu kinh nghiệm về vấn đề này. Cuối cùng, họ đã đề xuất rằng nếu tôi muốn khiếu nại, tốt nhất nên gửi email đến đại sứ quán để xác nhận lý do từ chối, vì hiện tại chỉ là phân tích mà thôi. Để xác nhận cuối cùng vẫn cần hỏi nhân viên visa tại đại sứ quán, nếu đã có tâm lý muốn làm rõ lý do, tại sao không hỏi cho rõ, điều này sẽ giúp cho việc chuẩn bị tài liệu bổ sung cho cả khiếu nại hay nộp lại đơn xin visa được chính xác hơn. Tôi đã làm theo đề xuất của họ và gửi email đến đại sứ quán (liên kết trang web đại sứ quán do nhân viên cung cấp). Tôi nhanh chóng viết xong nội dung email, sau khi nhờ họ kiểm tra lại một lần nữa, tôi đã gửi đi. Tôi không thể không khen ngợi hiệu suất công việc của người Đức, chỉ sau nửa giờ tôi đã nhận được phản hồi từ đại sứ quán với nội dung đại khái rằng: nếu người xin visa không ký vào quy trình khiếu nại, đại sứ quán không thể tiết lộ bất kỳ chi tiết nào. Điều này có nghĩa là tôi phải nêu ra yêu cầu khiếu nại trước, sau đó họ mới có thể cho biết lý do cụ thể. Cuối email, họ thông báo rằng có hai hình thức khiếu nại: một là khiếu nại bằng miệng, một là khiếu nại bằng văn bản. Sau khi nhận được email phản hồi từ đại sứ quán, tôi quyết định tự mình đến đại sứ quán để thực hiện khiếu nại bằng miệng trước, nếu không thành công thì tôi mới tính đến việc nộp lại đơn xin visa. Quyết định xong, tôi bắt đầu chuẩn bị tài liệu khiếu nại, mặc dù trang web đại sứ quán nói rằng khiếu nại bằng miệng chỉ cần mang theo thư từ chối và hộ chiếu, nhưng tôi vẫn nghiêm túc hoàn thiện lại kế hoạch chuyến đi (cũng theo đề xuất của nhân viên, vì họ nói rằng kế hoạch chuyến đi ban đầu của tôi quá đơn giản), đã đặt lại khách sạn (vì tôi lo chi phí phát sinh sau khi nhận thư từ chối nên đã hủy đặt phòng) và viết một lá thư khiếu nại, trong đó liệt kê mục đích chuyến đi của tôi, lý do vì sao lại xảy ra sai sót về thời gian chuyến đi, và lý do muốn đi du lịch Đức, và tôi nhấn mạnh rằng mục đích chuyến đi và các tài liệu tôi cung cấp đều là thật, tổng cộng có bảy tám điểm. Vào ngày 14 tháng 8, tôi có mặt tại đại sứ quán đúng giờ, phát hiện trong ngày hôm đó có khá nhiều người đến khiếu nại. Có hai cửa tiếp nhận khiếu nại, đều là người Đức: một người biết nói tiếng Trung; một người không, cần có phiên dịch đi kèm. Trước khi đi, tôi đã tìm hiểu trên mạng và nghe gợi ý rằng khi thực hiện khiếu nại bằng miệng thì tốt nhất nên chọn cửa của người biết nói tiếng Trung. Nếu không may bị sắp xếp vào cửa có phiên dịch, thì nếu có thể, tự mình nói tiếng Anh trực tiếp với nhân viên Đức đó, bởi vì phiên dịch có thể không truyền đạt đầy đủ ý của bạn đến nhân viên visa. Điều này sẽ dẫn đến việc bạn không thể diễn đạt những gì bạn muốn, rồi mọi chuyện sẽ trở nên vô nghĩa. Tiếng Anh của tôi không tệ, vì vậy ngay cả khi cuối cùng tôi bị sắp xếp vào cửa có phiên dịch, tôi cũng không lo lắng, tôi đã giao tiếp bằng tiếng Anh suốt cả quá trình. Sau khi trò chuyện một hồi, tôi cuối cùng cũng xác nhận rằng đúng là nhân viên visa nghi ngờ mục đích chuyến đi của tôi, vì họ đã hỏi tôi có phải là chuyến đi thương mại hay không, và tôi cũng nhấn mạnh không, đồng thời còn thông báo tôi có một em bé, tôi không làm việc trong vòng nửa năm qua nhưng vẫn đang trong trạng thái được tuyển dụng, lý do chính tôi đến Đức là mua sắm cho con. Sau đó, tôi đã đưa lá thư khiếu nại mà tôi đã chuẩn bị lên, và cung cấp lại kế hoạch trip (tôi đã làm rất chi tiết) cùng với đặt phòng khách sạn. Tất cả tài liệu tôi cung cấp được họ nhận. Khi đó tôi nghĩ việc chuẩn bị trước thật sự rất cần thiết. Ngày hôm sau tôi nhận được email từ đại sứ quán thông báo rằng họ đã nhận được lá thư khiếu nại của tôi, rồi đến thứ Năm tôi nhận được thông báo yêu cầu mang theo hộ chiếu để dán visa, đây là bằng chứng cho thấy khiếu nại của tôi đã thành công, lúc này tôi mới cảm thấy yên tâm.
Thế nào là khiếu nại bằng miệng? (Lưu ý: Khiếu nại bằng miệng chỉ áp dụng cho visa Schengen, không áp dụng cho visa Đức.) Khiếu nại bằng miệng là khi người xin visa vẫn còn thắc mắc về lý do đơn xin visa của mình bị từ chối. Người đó có thể đến văn phòng visa tại lãnh sự quán trong thời gian tiếp nhận điều tra, nơi thức đó cung cấp cơ hội cho mỗi人 xin visa yêu cầu giải thích về lý do từ chối để có thể quyết định bước tiếp theo mà họ có thể thực hiện (đệ trình khiếu nại bằng văn bản, nộp đơn xin visa mới hoặc kiện). Nếu quyết định đến văn phòng visa để khiếu nại bằng miệng, xin chú ý đến thời gian tiếp nhận khiếu nại và cần mang theo thư từ chối và hộ chiếu. Tôi cũng xin nhắc mọi người nên chuẩn bị sẵn lá thư khiếu nại từ trước và đưa trực tiếp khi khiếu nại bằng miệng, như vậy sẽ nhanh hơn việc phải gửi email sau đó để làm khiếu nại bằng văn bản, tiết kiệm được nhiều thời gian.
Thời gian tiếp nhận khiếu nại bằng miệng của các văn phòng visa Đức tại Trung Quốc:
Đại sứ quán Đức tại Trung Quốc: Thứ Hai, từ 14:00 đến 16:00
Lãnh sự quán tổng hợp Đức tại Thượng Hải: Thứ Hai, từ 9:00 đến 11:00
Lãnh sự quán tổng hợp Đức tại Quảng Châu: Thứ Hai đến Thứ Năm, từ 9:00 đến 10:00
Lãnh sự quán tổng hợp Đức tại Thành Đô: Thứ Hai, từ 9:00 đến 11:00
Thế nào là khiếu nại bằng văn bản? Khi người xin visa có bất kỳ ý kiến gì liên quan đến kết quả từ chối visa của mình, có thể viết thư khiếu nại bằng tiếng Đức hoặc tiếng Anh, hoặc tiếng Trung (kèm theo bản dịch tương ứng). Gửi email đến văn phòng visa đã từ chối đơn xin visa của mình (dưới dạng tệp đính kèm), hoặc gửi qua đường bưu điện, fax để nộp đơn khiếu nại.
Địa chỉ email nhận thư khiếu nại từ các văn phòng visa Đức tại Trung Quốc:
Đại sứ quán Đức tại Trung Quốc: [email protected]
Lãnh sự quán tổng hợp Đức tại Thượng Hải: [email protected]
Lãnh sự quán tổng hợp Đức tại Quảng Châu: [email protected]
Lãnh sự quán tổng hợp Đức tại Thành Đô: [email protected]
Một số lưu ý khi khiếu nại (mọi người đều cần nộp khiếu nại đến văn phòng visa đã xử lý đơn xin visa của mình):
1. Thời gian khiếu nại đối với visa Schengen là một tháng kể từ ngày nhận thông báo từ chối visa.
2. Thủ tục khiếu nại thông thường mất khoảng 4 tuần hoặc lâu hơn.
3. Xin vui lòng ghi rõ số hồ sơ tiếp nhận đơn xin visa trong thư khiếu nại (tức là 7 ký tự cuối cùng của số văn bản được cung cấp trong thông báo từ chối) và số hộ chiếu của người xin visa.
4. Người xin visa có thể trong thư khiếu nại (một lần nữa) trình bày mục đích chuyến đi của mình. Vui lòng nêu ngắn gọn lý do tại sao bạn không chấp nhận lý do từ chối visa. Ngoài ra, có thể bổ sung các tài liệu khác chưa được cung cấp hoặc thư hỗ trợ từ bên thứ ba khi nộp đơn xin visa. Nếu do tài liệu không đầy đủ hoặc đặt khách sạn không hợp lệ mà bị từ chối visa, thì nộp đơn xin visa mới thường sẽ nhận được visa nhanh hơn. Nếu do có nghi ngờ về tài liệu giả mạo nên bị từ chối visa, thì phải nộp đơn xin visa mới, vì các tài liệu mới nộp trong quá trình khiếu nại không thể bù đắp cho tài liệu giả trong đơn xin visa ban đầu.
5. Chỉ nên gửi tài liệu đến văn phòng visa bằng một hình thức gửi, điều này sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý khiếu nại và tránh lặp lại các công việc không cần thiết. Nếu gửi thư khiếu nại qua fax, thì không cần lặp lại bằng cách gửi qua bưu điện hoặc email.
6. Sau khi xem xét xong, nếu có thể cấp visa, văn phòng visa sẽ liên lạc để hẹn thời gian cấp visa. Nếu đơn xin visa của người xin visa tiếp tục bị đại sứ quán từ chối, văn phòng visa sẽ nêu rõ lý do từ chối bằng tiếng Đức trong thư phản hồi khiếu nại. Nếu người xin visa không đồng ý với phản hồi khiếu nại, có thể khởi kiện tại Tòa án hành chính Berlin.
