Nhiều người khi xin visa thường được yêu cầu chứng thực và công nhận một số chứng chỉ trước khi nộp đơn xin visa, do đó họ cảm thấy rất khó hiểu. Dưới đây là giải thích về lý do tại sao một số tài liệu cần được chứng thực và công nhận khi xin visa. Chứng chỉ của Trung Quốc thường chỉ được sử dụng trong nước, nhưng khi xin visa, một số quốc gia quy định rằng để xác nhận tính xác thực của những chứng chỉ chính thức từ Trung Quốc, cần phải thông qua chứng nhận, và chỉ sau khi chứng nhận thì tính xác thực của những chứng chỉ này mới được công nhận theo luật pháp. Tuy nhiên, việc chứng nhận không liên quan đến tính xác thực về nội dung của chứng chỉ, mà chỉ xác nhận tính xác thực của chữ ký của người cấp chứng chỉ.
Do đó, chứng chỉ từ Trung Quốc (ví dụ như giấy khai sinh, giấy kết hôn…) không thể được nộp đi chứng nhận trực tiếp, mà phải được công chứng bởi văn phòng công chứng của Trung Quốc trước khi tiến hành chứng nhận. Điều này có nghĩa rằng cái được chứng nhận không phải là chứng chỉ gốc, mà là bản sao đã được công chứng của chứng chỉ đó. Để thực hiện việc công chứng theo yêu cầu, cần mang chứng chỉ gốc đến văn phòng công chứng có thẩm quyền (thường là văn phòng công chứng nơi cấp chứng chỉ gốc) để được công chứng. Văn phòng công chứng sẽ cấp giấy công chứng dựa trên chứng chỉ gốc để sử dụng ở nước ngoài.
Ngoài ra, việc công chứng cũng yêu cầu dịch chứng chỉ gốc sang ngôn ngữ của nước điểm đến hoặc tiếng Anh, và viên chức công chứng thường cũng sẽ xác nhận tính chính xác của bản dịch. Giá trị pháp lý của giấy công chứng không chỉ có hiệu lực trong nước mà còn có hiệu lực pháp lý ở nước ngoài. Giấy công chứng là chứng cứ tư pháp đáng tin cậy để chứng minh các hành vi pháp lý, các sự kiện và tài liệu có ý nghĩa pháp lý, do đó nó được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch quốc tế. Vì vậy, trong khi xin visa, cũng có một số quốc gia chỉ yêu cầu thực hiện công chứng các chứng chỉ mà không cần chứng nhận.
Trẻ vị thành niên cũng có thể thực hiện xin công chứng, nhưng phải do người giám hộ của mình (tức là người đại diện hợp pháp) thực hiện. Người giám hộ của trẻ vị thành niên trước hết là cha mẹ; trong trường hợp cha mẹ mất hoặc không có khả năng giám hộ, người giám hộ có thể là ông bà, hoặc anh chị lớn tuổi.
