Khảo sát qua điện thoại
Khảo sát qua điện thoại là bước quan trọng trong quá trình xin visa của người nộp đơn. Mặc dù không phải tất cả các ứng viên đều bị khảo sát qua điện thoại, nhưng nếu không thể hiện tốt trong cuộc khảo sát, bạn có thể bị từ chối visa. Trong số này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những kiến thức liên quan đến khảo sát qua điện thoại.
Các quốc gia sẽ tiến hành khảo sát qua điện thoại
Về nguyên tắc, bất kỳ quốc gia nào cũng có khả năng thực hiện khảo sát qua điện thoại, nhưng trên thực tế, có một số quốc gia dễ dàng hơn trong việc này, trong khi một số quốc gia khác hiếm khi hoặc chưa bao giờ thực hiện khảo sát qua điện thoại.
Các quốc gia dễ tiến hành khảo sát qua điện thoại: Hoa Kỳ, Canada, các nước Schengen, Úc, New Zealand, v.v.
Các quốc gia khó tiến hành khảo sát qua điện thoại: Thái Lan, Philippines, Việt Nam, Nhật Bản, Singapore, v.v.
Tại sao các đại sứ quán tiến hành khảo sát qua điện thoại
Các đại sứ quán chưa bao giờ đưa ra lý do cụ thể về việc thực hiện khảo sát qua điện thoại. Tuy nhiên, từ kinh nghiệm nhiều năm trong việc xử lý visa, chúng tôi nhận thấy rằng thường có một vài lý do dẫn đến việc đại sứ quán thực hiện khảo sát qua điện thoại.
Quy trình chính thức, không liên quan đến trường hợp của người nộp đơn cụ thể, mà chỉ cần là người nộp đơn trong một khoảng thời gian hoặc theo một lý do nhất định sẽ bị điều tra.
Thông tin mà người nộp đơn cung cấp thiếu tài liệu xác minh, đại sứ quán cần xác nhận thông qua khảo sát qua điện thoại.
Nhân viên đại sứ quán cho rằng mục đích đi lại hoặc kế hoạch của bạn không đáng tin cậy và muốn xác minh tính xác thực của nó qua khảo sát qua điện thoại.
Đối tượng của khảo sát qua điện thoại
Ngoài người nộp đơn xin visa, những người liên quan như đồng nghiệp và người thân cũng có thể trở thành đối tượng của khảo sát qua điện thoại.
Người thân: Cha mẹ, vợ, con
Đồng nghiệp: Sếp, đồng nghiệp cùng cấp, đồng nghiệp ở các phòng ban khác (như nhân viên phòng nhân sự)
Người nộp đơn:
Quy trình khảo sát qua điện thoại
Quy trình cụ thể của khảo sát qua điện thoại thường có ba loại: loại đầu tiên là trực tiếp liên lạc với người nộp đơn, loại thứ hai là cùng lúc liên lạc với cả người nộp đơn và người thân hoặc đồng nghiệp, và loại thứ ba là không liên lạc với người nộp đơn mà trực tiếp liên hệ với người thân hoặc đồng nghiệp.
Trong trường hợp đầu tiên, đại sứ quán sẽ trực tiếp liên lạc với người nộp đơn, hỏi về tình hình cá nhân, mục đích chuyến đi, lộ trình, v.v.
Trường hợp thứ hai phức tạp hơn, đại sứ quán có thể sẽ liên lạc với đồng nghiệp của công ty trước rồi ngay lập tức liên lạc với người nộp đơn để đối chiếu thông tin của cả hai.
Trong trường hợp thứ ba, người nộp đơn không cần phải trả lời câu hỏi. Mục tiêu của đại sứ quán thường là để đối chiếu thông tin mà người nộp đơn đã gửi để xác định tính xác thực, vì vậy họ sẽ trực tiếp liên lạc với người thân hoặc đồng nghiệp.
Các câu hỏi thường gặp về khảo sát qua điện thoại
Thông tin mà người thân của người nộp đơn nên nắm rõ
1. Số chứng minh nhân dân của mình, địa chỉ nhà, tên vợ/chồng, điện thoại của vợ/chồng, điện thoại gia đình, và mối quan hệ với người nộp đơn.
2. Tên, ngày sinh, và trình độ học vấn của người nộp đơn.
3. Nghề nghiệp, tên công ty (tên, thời gian thành lập, tên người đại diện pháp lý, lĩnh vực kinh doanh, tình hình lợi nhuận, v.v.) và thu nhập hàng tháng.
4. Tình hình bộ phận làm việc của người nộp đơn, bao gồm tên lãnh đạo, trách nhiệm công việc, số lượng người, v.v.
5. Nghề nghiệp của bản thân, tên đơn vị, và thu nhập hàng tháng.
6. Tình hình bộ phận mà bản thân làm việc, bao gồm trách nhiệm công việc, tình hình điều hành của đơn vị, quy định của công ty, v.v.
Thông tin mà đồng nghiệp và nhân viên phòng nhân sự nên nắm rõ
1. Bản thân bắt đầu làm việc ở đây từ khi nào? Làm việc ở phòng ban nào? Nếu có kinh nghiệm thăng tiến, thì đó là khi nào?
2. Phạm vi công việc của mình.
3. Nhân viên phòng nhân sự cần nắm rõ cấu trúc lương của công ty, cách tính hoa hồng và cách phát thưởng.
4. Số điện thoại của người nộp đơn là gì? Điện thoại văn phòng của họ là gì?
5. Thông tin cơ bản của công ty, chẳng hạn như thời gian thành lập, lĩnh vực kinh doanh, lợi nhuận hàng năm, v.v. (xem có nhất quán với câu trả lời của người nộp đơn hoặc người thân).
6. Tình hình cơ bản của các phòng ban khác, chẳng hạn như người phụ trách là ai? Phân công công việc như thế nào? Số lượng nhân viên trong phòng ban này là bao nhiêu? (xem có nhất quán với câu trả lời của người nộp đơn hoặc người thân).
Thông tin mà người nộp đơn cần nắm rõ
1. Số chứng minh nhân dân, trình độ học vấn, chuyên ngành học.
2. Nội dung công việc, chức vụ, thu nhập.
3. Tên lãnh đạo của đơn vị, thời gian thành lập, lĩnh vực kinh doanh, tình hình lợi nhuận.
4. Tên lãnh đạo bộ phận, nội dung công việc, số lượng nhân viên.
5. Số tiền lương, cấu trúc phân bổ, có tiền làm thêm giờ không, tiêu chuẩn phát lương.
6. Tình hình xung quanh nơi làm việc, chẳng hạn như địa chỉ, tòa nhà có bao nhiêu tầng, v.v.
Các vấn đề khó khăn khác và cách ứng phó
1. Tại sao chúng tôi không thể tìm thấy đặt phòng khách sạn / đặt vé máy bay của bạn?
Tình huống này thường xảy ra trong các đơn xin visa của các nước Schengen, vì tài liệu xin visa mà chúng tôi đã gửi là đơn đặt chỗ, rất có thể đã bị hãng hàng không hoặc khách sạn hủy bỏ, vì vậy nếu nhân viên đại sứ quán hỏi như vậy, bạn chỉ cần trả lời rằng “Tôi đã gửi đơn đặt phòng khách sạn/ vé máy bay, thanh toán sẽ chờ đến khi thực sự có visa.” là được.
2. Nếu người thân hoặc đồng nghiệp không rõ tình hình của chúng tôi thì sao?
Câu trả lời của người thân và đồng nghiệp thường được dùng để so sánh với đơn xin visa của chúng tôi. Nếu nội dung câu trả lời không nhất quán, nhân viên đại sứ quán có thể nghi ngờ tính xác thực của tài liệu xin visa của chúng tôi. Vì vậy, trước khi khảo sát qua điện thoại, hãy nhắc nhở đồng nghiệp hoặc người thân rằng trong trường hợp không rõ về vấn đề nào đó, thà trả lời “không biết” còn hơn là trả lời bừa một câu trả lời nào đó.
Lưu ý khi khảo sát qua điện thoại
Ngày khảo sát qua điện thoại không cố định, thường có thể bắt đầu vào ngày hôm sau sau khi bạn nộp tài liệu xin visa đến đại sứ quán hoặc trung tâm visa.
Số lần khảo sát qua điện thoại không cố định, có thể là một lần hoặc nhiều lần, nên chú ý không bỏ lỡ cuộc gọi. Cũng có thể sau khi hỏi xong người thân hoặc đồng nghiệp của bạn, ngay lập tức sẽ gọi điện cho bạn.
Thời gian khảo sát qua điện thoại cũng không cố định, thường từ 9 giờ sáng đến 12 giờ trưa và từ 1 giờ chiều đến 5 giờ chiều, tức là trong giờ làm việc của đại sứ quán. Tuy nhiên cũng có khách hàng đã nhận được cuộc gọi vào lúc 12 giờ 30, nhưng rất ít trường hợp nhận được cuộc gọi sau 5 giờ chiều.
