Tại sao tài liệu tự nộp không được lãnh sự quán chấp nhận? Đây là một thắc mắc thường gặp của những người xin visa. Tuy nhiên, thực tế là một số lãnh sự quán của các quốc gia cho phép người nộp hồ sơ tự nộp tài liệu, nhưng phần lớn các quốc gia không cho phép người nộp hồ sơ tự đến nộp tài liệu tại lãnh sự quán. Để hiểu rõ vấn đề này, trước tiên chúng ta cần tìm hiểu quy định về việc nộp tài liệu xin visa tại các lãnh sự quán. Có thể phân loại thành ba loại như sau:
■ Cho phép người nộp hồ sơ tự nộp tài liệu
■ Không cho phép người nộp hồ sơ tự nộp tài liệu
■ Cả hai đều có thể, nhưng tài liệu cần nộp khác nhau
Lần này, chúng tôi sẽ giải thích một cách chi tiết quy tắc nộp tài liệu xin visa tại các lãnh sự quán của các quốc gia, cũng như ý nghĩa sâu xa đằng sau những quy định này.
Cho phép người nộp hồ sơ tự nộp tài liệu
■ Đại diện các quốc gia: Mỹ, Canada, các nước Schengen, v.v.
Các quốc gia này cho phép người nộp hồ sơ tự nộp tài liệu sau khi đã chuẩn bị xong, nhưng địa điểm và quy trình nộp có thể hơi khác nhau. Ví dụ, đối với Mỹ, người nộp hồ sơ cần điền vào mẫu DS-160 trực tuyến và đặt lịch hẹn phỏng vấn, sau đó mang tài liệu đã chuẩn bị đến lãnh sự quán trong buổi phỏng vấn. Còn ở các nước Schengen, người nộp hồ sơ cần chuẩn bị tài liệu, đặt lịch hẹn để lấy dấu vân tay, rồi tự đến trung tâm visa gần nhất để nộp tài liệu cùng lúc với việc lấy dấu vân tay.
Cần lưu ý rằng các nước Schengen cho phép người nộp hồ sơ nộp tài liệu trực tiếp tại lãnh sự quán, nhưng hầu hết đều không chấp nhận hồ sơ xin visa ngắn hạn. Visa ngắn hạn thường là các loại visa du lịch, thương mại, thăm bạn bè và người thân. Đối với visa lao động, người nộp hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại lãnh sự quán sau khi đã chuẩn bị đầy đủ tài liệu.
Cũng có một số loại visa xin đặc biệt, như visa quá cảnh của Canada, có thể nộp tại trung tâm visa hoặc đến lãnh sự quán, nhưng nếu nộp tại lãnh sự quán, mặc dù miễn phí nhưng thời gian cấp visa lại dài hơn, trong khi trung tâm visa, tuy phải trả một khoản phí nhất định, nhưng thời gian cấp visa lại nhanh hơn.
Không cho phép người nộp hồ sơ tự nộp tài liệu
■ Đại diện các quốc gia: Nhật Bản, Singapore, v.v.
Những quốc gia này không cho phép người nộp hồ sơ tự đến lãnh sự quán hoặc trung tâm visa để nộp tài liệu, mà phải thông qua một công ty du lịch có năng lực để nộp hồ sơ. Công ty du lịch có trách nhiệm thẩm định tài liệu của người nộp hồ sơ và đảm bảo rằng họ sẽ trở về đúng hạn, đồng thời công ty du lịch cũng có quyền yêu cầu người nộp hồ sơ đặt cọc một khoản tiền nhất định.
Một số quốc gia, như Nhật Bản, người nộp hồ sơ có nghĩa vụ hợp tác với công ty du lịch để nộp báo cáo trở về, và công ty du lịch sẽ nộp báo cáo này có chữ ký của người nộp hồ sơ cho lãnh sự quán. Nếu nhiều người nộp hồ sơ thông qua một công ty du lịch mà thường xuyên xảy ra tình trạng không trở về đúng thời hạn, lãnh sự quán cũng có thể thu hồi tư cách nộp hồ sơ của công ty du lịch đó.
Dù vậy, lãnh sự quán cũng sẽ áp dụng một số tiêu chuẩn nghiêm ngặt cho người nộp hồ sơ, dù là công ty du lịch hay người nộp hồ sơ đều phải tuân thủ. Ví dụ, visa Nhật Bản yêu cầu mức thu nhập hàng năm của người nộp hồ sơ phải khác nhau theo loại visa. Như visa khứ hồi một lần yêu cầu thu nhập hàng năm của người nộp hồ sơ trên 100.000, visa nhiều lần trong 3 năm yêu cầu thu nhập trên 200.000, trong khi visa nhiều lần trong 5 năm yêu cầu thu nhập trên 500.000.
Cả hai đều có thể, nhưng tài liệu cần nộp khác nhau
■ Đại diện các quốc gia: Thái Lan và một số quốc gia khác
Những quốc gia này cho phép người nộp hồ sơ tự nộp tài liệu và cũng cho phép nộp thông qua công ty du lịch, nhưng loại tài liệu cần thiết lại khác nhau rất nhiều, thường thì tài liệu nộp qua công ty du lịch sẽ đơn giản hơn. Ví dụ, tại Thái Lan, nếu tự nộp, thì cần phải có bảng sao kê ngân hàng và giấy xác nhận công việc đầy đủ, trong khi nếu nộp qua công ty du lịch thì chỉ cần hộ chiếu và ảnh.
Ngoài ra, một số quốc gia có thể sẽ có các chính sách đơn giản hóa thủ tục xin visa cho một số tổ chức nhất định, hoặc có thể sẽ áp dụng các chính sách visa có lợi hơn cho các tổ chức này. Ví dụ, đối với visa Nhật Bản, tài liệu nộp thông qua một công ty du lịch có năng lực tốt chỉ cần người nộp hồ sơ cung cấp hộ chiếu, ảnh, giấy chứng minh nhân dân và mẫu thông tin cá nhân. Nếu nộp qua một số tổ chức chất lượng tốt, thời gian hiệu lực của visa cũng có thể lâu hơn.
Tại sao lãnh sự quán lại quy định những quy tắc này?
■ Luật pháp của quốc gia
Lãnh sự quán thực chất là cơ quan thi hành, không phải cơ quan quyết định, dựa trên luật pháp của quốc gia, lãnh sự quán đã thiết lập các chính sách hành chính tương ứng. Ví dụ, lãnh sự quán Mỹ yêu cầu những người xin visa lần đầu phải tham gia phỏng vấn, các nước Schengen yêu cầu người nộp hồ sơ phải trực tiếp đến để lấy dấu vân tay, trong khi Nhật Bản không cho phép tự nộp tài liệu xin visa.
■ Loại bỏ tài liệu rõ ràng không đạt yêu cầu
Dù là trung tâm visa hay công ty du lịch được chỉ định, họ đều có trách nhiệm giúp lãnh sự quán loại bỏ những tài liệu rõ ràng không đạt yêu cầu. Một số tài liệu xin visa rõ ràng không đầy đủ hoặc sai sót, ngay cả khi gửi lên lãnh sự quán cũng sẽ bị từ chối, vì vậy việc để trung tâm visa hoặc công ty du lịch lọc bỏ sẽ giúp giảm bớt khối lượng công việc của lãnh sự quán và cũng tránh được việc người nộp hồ sơ phải tốn kém không cần thiết.
■ Cung cấp dịch vụ tốt hơn
Dù là trung tâm visa hay công ty du lịch, dịch vụ họ cung cấp liên quan đến visa thường tốt hơn so với lãnh sự quán, chẳng hạn như dịch vụ dịch thuật, điền đơn, trả hộ chiếu, v.v. Lãnh sự quán cũng ủy quyền một phần quyền phê duyệt visa cho những nơi này nhằm mang lại dịch vụ tốt hơn cho người nộp hồ sơ, đảm bảo rằng họ có thể nộp tài liệu chính xác và kịp thời nhận được visa. Cần lưu ý rằng hầu hết dịch vụ của trung tâm visa đều tính phí, do đó nên tìm hiểu kỹ giá cả trước.
Làm thế nào để lựa chọn một tổ chức đại diện visa chất lượng?
Quy tắc làm visa thực sự rất nhiều, bước nộp tài liệu có vẻ đơn giản, nhưng lãnh sự quán cũng có nhiều quy định khác nhau. Vậy nếu chúng ta muốn thuận lợi và tiết kiệm thời gian trong việc xin visa, nên làm thế nào để chọn những tổ chức chất lượng?
Mạng du lịch, đội ngũ chuyên nghiệp đảm bảo tỷ lệ thành công, quy trình khép kín bảo đảm an toàn cho tài liệu của người dùng, dịch vụ hiệu quả, ký gửi trong hai ngày làm việc, một giá trọn gói, không phát sinh thêm bất kỳ loại chi phí nào khác, có nhân viên đi cùng trong suốt quá trình ký kết và thu thập dấu vân tay.
Trung tâm visa toàn cầu: http://www.ailvxing.com/qianzheng/
