Kể từ ngày 14 tháng 10 năm 2015, Cục Di trú Zambia đã khởi động dịch vụ visa điện tử toàn cầu. Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và điền thông tin chính xác trực tuyến, người nộp đơn có thể nhận được thư chấp thuận cấp visa do Cục Di trú Zambia cấp. Người nộp đơn mang theo hộ chiếu và thư chấp thuận visa đến cửa khẩu nhập cảnh quy định của Zambia để thanh toán phí visa. Thời gian hiệu lực và thời gian lưu trú của visa được cấp sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại visa mà người nộp đơn đã xin, thông tin chi tiết sẽ được giới thiệu trong quá trình đăng ký. Quy trình xin visa điện tử yêu cầu chuẩn bị một số tài liệu điện tử và phải tải tài liệu điện tử định dạng JPG lên trong quá trình gửi hồ sơ.
Để xin visa điện tử, cần nộp các tài liệu điện tử sau: 1. Bản quét trang thông tin hộ chiếu còn hiệu lực trên 6 tháng của người nộp đơn; 2. Một bức ảnh gần đây theo định dạng hộ chiếu (tập tin JPEG hoặc PNG); 3. Bản quét vé máy bay khứ hồi; 4. Thư mời (trừ người xin visa du lịch); 5. Bản quét trang thông tin hộ chiếu, thẻ công dân, thẻ cư trú của người mời (trừ người xin visa du lịch); 6. Thông tin đăng ký công ty của người nộp đơn đã được xác minh (cần cung cấp cho chuyến đi công tác); 7. Thư giải trình chuyến đi (dành cho người xin visa du lịch).
Bước đầu tiên: Đăng nhập vào trang web xin visa điện tử Zambia, khuyến nghị sử dụng trình duyệt Chrome, vì các trình duyệt khác có thể không truy cập được. Sau khi mở trang web, nhấp vào “Apply” để bắt đầu xin visa.
Bước thứ hai: Trên giao diện này, điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu. 1. Chọn quốc tịch (quốc tịch của người nộp đơn); 2. Chọn loại hộ chiếu, thông thường chúng ta đều xin visa với hộ chiếu phổ thông, vì vậy chọn “Ordinary Passport”; 3. Cuối cùng, điền mã xác nhận hiển thị trên trang để tiến đến bước tiếp theo.
Bước thứ ba: Điền thời gian đi lại và chọn loại visa mà mình sẽ xin. 1. Điền thời gian dự kiến đi (thời gian đến và rời đi); 2. Mục đích chuyến đi (Purpose of Visit), lựa chọn tùy theo mục đích chuyến đi của mình; 3. Chọn loại visa (Type of Visa), thực tế là chọn số lần nhập cảnh của mình, phí visa khác nhau tùy thuộc vào số lần nhập cảnh.
Trang này không chỉ có chi phí visa chi tiết theo các số lần nhập cảnh khác nhau mà còn có thông tin chi tiết về số ngày lưu trú tương ứng với các loại visa và số lần nhập cảnh khác nhau.
Bước thứ tư: Theo yêu cầu trên trang, điền chính xác các thông tin cá nhân của người nộp đơn.
Bước thứ năm: Cần tải lên một số tài liệu điện tử (lấy ví dụ từ du lịch), tất cả tài liệu điện tử cần ở định dạng JPG. 1. Bản quét hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp đơn; 2. Một bức thư giải trình chuyến đi; Lưu ý: “COVER LETTER FORM” là bức thư gửi cho “GIÁM ĐỐC TỔNG CỤC DI TRÚ”, giải thích thông tin cá nhân của người nộp đơn như tên, số hộ chiếu, mục đích chính của việc đến Zambia, thời gian lưu trú, v.v. Sau khi viết xong cần in ra, ký tên và quét lại. 3. Bản sao xác nhận đặt phòng khách sạn, tải lên bản điện tử của hóa đơn đặt phòng đã đặt. 4. Bản quét vé máy bay khứ hồi; 5. Một bức ảnh gần đây theo kích thước hộ chiếu (JPEG hoặc PNG).
Bước thứ sáu: Cuối cùng xác nhận nộp hồ sơ, chờ xuất visa. Sau khi hồ sơ xin visa được gửi thành công, trong quá trình Cục Di trú Zambia xem xét và xử lý, người nộp đơn cũng có thể kiểm tra trạng thái visa của mình thông qua “Check status of your application” trên trang chính. Nhấp vào “Download” dưới phần “Track”.
Khi kiểm tra trạng thái cần nhập các thông tin sau: 1. “Reference No.”, một số tham chiếu sẽ được tạo ra sau khi nộp đơn xin visa, người nộp đơn có thể ghi lại để kiểm tra trạng thái visa của mình; 2. “Passport Number”, số hộ chiếu của người nộp đơn; 3. Nhập mã xác nhận hiển thị bên dưới để kiểm tra.
Khi đơn xin visa được phê duyệt, người nộp đơn sẽ nhận được email thông báo visa đã được chấp thuận. Người nộp đơn phải tải xuống bằng cách kiểm tra theo cách trên. Tài liệu này thực chất là “THƯ CHẤP THUẬN VISA”, người nộp đơn cần in tài liệu này và mang theo, thanh toán phí visa tại cửa khẩu được phép nhập cảnh. Zambia quy định rằng người mang visa điện tử phải nhập cảnh qua các cửa khẩu sau: 1. Sân bay Quốc tế Kenneth Kaunda 2. Sân bay Quốc tế Harry Mwaanga Nkumbula 3. Sân bay Quốc tế Simon Mwansa Kapwepwe 4. Sân bay Quốc tế Mfuwe 5. Trạm kiểm soát biên giới Victoria Falls 6. Trạm kiểm soát biên giới Kazunggula 7. Trạm kiểm soát biên giới Katima-Mulilo 8. Trạm kiểm soát biên giới Chirundu 9. Trạm kiểm soát biên giới Kariba 10. Trạm kiểm soát biên giới Kasumbalesa 11. Trạm kiểm soát biên giới Mwami.
